Komunikasi Efektif

Kegiatan komunikasi sudah menjadi sebagian besar kegiatan kita sehari-hari, mulai antar teman/pribadi, kelompok, organisasi atau massa. Kalau lebih teliti lagi banyak kegagalan dari komunikasi yang kita lakukan. Bisa jadi bentuknya karena tujuan yang kita inginkan belum tercapai. Bukan tujuan komunikasi secara egois loh. Tetapi tujuan komunikasi yang lebih pada, tidak adanya saling kesepahaman, belum bertambahnya informasi, serta ada usaha perubahan tingkah laku pada orang atau teman kita itu. Yang terkadang tidak hanya diartikan persetujuan.

Komunikasi

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
– Komunikator    : orang yang menyampaikan pesan
– Pesan                 : ide atau informasi yang disampaikan
– Media                : sarana komunikasi
– Komunikan       : audience, pihak yang menerima pesan
– Umpan Balik     : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya 

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan.  Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.  

Fungsi  Komunikasi
– Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
– Eksistensi Diri (Self Existence)
– Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
– Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
– Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)

William I. Gorden, Communication : Personal and Public,1978 

Persepsi : Inti Komunikasi 

Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu; obyek itu bisa barang bisa orang. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya.  Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik.     

Persepsi didefinisikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif.Rudolp F.Verdeber, Communicate, 1978   

Proses mencapai kesepakatan (Sharing of meaning), lazimnya berlangsung secara bertahap. Karena itu, lebih awal kita perlu memperhatikan  5 (lima) sasaran pokok dalam proses komunikasi, yaitu:

1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka)
2. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat
3. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima
5. Memperoleh umpan balik dari pendengar

Tentu tidaklah mudah untuk membuat sebuah komunikasi berjalan dengan menghasilkan kesepakatan secara utuh sesuai tujuannya. Karena, salah satu prinsip dalam berkomunikasi, yakni terdapatnya kesulitan-kesulitan pokok dalam mencapai tujuan. Berikut matrik tujuan dan kesulitan dalam proses komunikasi. 

Tujuan	Kesulitan
MENDENGAR	–       Orang sulit memusatkan perhatian baik pada kata yang tertulis maupun terucap untuk waktu yang lama
	–       Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting
MEMAHAMI	–       Orang memiliki asumsi berdasarkan pengalaman masa lalunya
	–       Orang sering tidak memahami jenis bahasa yang dipakai pembicara
	–       Orang lebih mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
	–       Orang sering sudah menarik kesimpulan padahal kita belum selesai bicara.
MENYETUJUI	–       Orang sering merasa curiga terhadap orang lain yang sedang sedang membujuk mereka
	–       Orang tidak suka jika dibuktikan bersalah
BERTINDAK	–       Tidak mudah bagi banyak orang untuk mengubah kebiasaan mereka
	–       Orang merasa takut akan akibat dari pengambilan tindakan yang keliru
	–       Banyak orang tidak suka mengambil keputusan
UMPAN BALIK	–       Beberapa orang sering dengan sengaja menyembunyikan reaksi dan apa yang sesungguhnya mereka pikirkan
	–       Penampilan dapat bersifat memperdaya -anggukan kepala, mungkin tidak selalu tanda setuju dan mengerti, karena bisa digunakan untuk menutupi ketidak tahuan atau keragu-raguan.

Jika menyimak matrik di atas, sebetulnya kesulitan itu biasa dialami dialami oleh penyampai ide maupun penerimanya. Persoalannya bagaimana kita mengatasi kesulitan itu. Komunikasi Efektif Joseph de Vito, pakar komunikasi menyebut ada 5 kualitas umum yang dipertimbangkan untuk efektifitas sebuah komunikasi. Kualitas ini antara lain: 

Kualitas Komunikasi	Deskripsi
Openess	Adanya keterbukaan
Supportiveness	Saling mendukung
Positiviness	Bersikap positif
Emphaty	Memahami perasaan orang lain
Equality	Kesetaraan

Namun demikian, yang paling mendasar dalam sebuah kegiatan komunikasi adalah adanya rasa saling percaya. Kalau sudah percaya, biasanya apapun yang dikatakan pastilah diterima! Satu hal lagi, efisiensi. Komunikasi yang efisien adalah komunikasi yang tidak membutuhkan upaya besar agar mencapai tujuannya.  

Kualitas komunikator

Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif. Karenanya  dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek, mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat, dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil.  

Kualitas komunikator efektif

Menilai Orang	Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi orang lain
Mendengarkan secara Aktif	Berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain
Bijaksana	Memberikan kritik secara halus. konstruktif dan hormat
Memberikan pujian	Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum
Konsisten	Mengendalikan suasana riang; memperlakukan sama bagi semuanya: tidak favorit
Mengakui kesalahan	Kemauan untuk mengakui kesalahan
Memiliki rasa humor	Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan pendekatan yang enak
Memberi contoh yang baik	Melakukan apa yang diharapkan orang lain
Menggunakan bahasa Jelas, Lugas, dan Tepat	Kata-kata yang lazim, konkret, pemberian petunjuk, yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari kata-kata bercita rasa buruk, kata-kata langsung

Ketika berkomunikasi, kita pasti memiliki persepsi tertentu pada pendengar begitu pula sebaliknya. Kekeliruan yang sering terjadi dalam berkomunikasi adalah ketika seseorang menyampaikan informasi dengan ukurannya sendiri. Ini harus dihindarkan karena komunikasi senantiasa melibatkan orang lain.

Ahli komunikasi berpesan jika akan berhasil, maka rumusan kunci yang harus dipegang  adalah “Know your audience!” – ketahuilah siapa yang Anda ajak bicara. “Seorang komunikator yang dialogis harus mencoba mengenali dan memperkecil kecenderungannya terhadap manipulasi, keegoisan, dan obyektivasi orang lain”.Johannessen, R.L., Ethics in Human Communications, 1983 

Meningkatkan kemampuan menyimak secara efektif :
–    Memberikan perhatian
–    Memahami komunikasi verbal dan non verbal
–    Meningkatkan kemampuan dalam memahami symbol verbal dan non verbal dengan menambah referensi  pemahaman
–    Menyimak untuk menganalisa dan mengevaluasi
–    Meningkatkan keahlian menyimak antarpersonal 

Hambatan-hambatan komunikasi yang sering terjadi adalah: 

Jenis Hambatan	Deskripsi
Fisik	Hal menyangkut ruang fisik, lingkungan
Biologis	Hambatan karena ketidaksempurnaan  anggota tubuh
Intelektual	Hambatan yang berhubungan dengan kemampuan pengetahuan
Psikis	Hambatan yang menyangkut faktor kejiwaan, emosional, tidak saling percaya, penilaian menghakimi
Kultural	Hambatan yang berkaitan dengan nilai budaya, bahasa,

Sebetulnya, kesulitan berkomunikasi yang paling besar berada dalam diri kita sendiri. Kurang yakin, kurang percaya diri, memandang orang lain kurang, lebih mendominasi, apalagi tinggi hati adalah sesuatu yang harus di swicth dan melatih kebalikannya.  

“Anda akan mampu menyusun pikiran anda dengan lebih mudah dan lebih efektif jika Anda mengingat-ngingat struktur pembicaraan : Apa yang akan dibicarakan, isi pembicaraan dan Apa yang telah anda bicarakan”.Larry King, Seni Berbicara, 2003  

Ternyata berkomunikasi tidak semudah yang kita bayangkan, upaya terus-menerus harus dilakukan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan. Itupun tidak cukup, ketrampilan tersebut perlu di asah terus dan senantiasa mengetahui perkembangan dan wacana mereka. Selamat berkomunikasi, semoga lebih komunikatif!

Disampaikan sebagai bahan bacaan dalam Diskusi Pra LKMM Stikosa-AWS, Sabtu, 17 September 2005

(dewi s. tanti)